Het nieuwe calamiteitenplan van waterschap Hollandse Delta werkt voor iedereen

Marjolein van der Linden - adviseur crisisbeheersing kreeg in 2022 de opdracht om de calamiteitenbestrijdingsplannen van het waterschap te vernieuwen. Inhoudelijk gezien al een pittige klus, maar eentje die ook gepaard ging met een flinke deadline. Marjolein: “De meeste plannen waren rond 2015 herzien: hoog tijd voor een actualisatie.”

Sowieso was er in de tussentijd veel veranderd in de structuur van de calamiteiten-organisatie. Marjolein “Denk aan assets die zijn vernieuwd, gebiedsplannen die zijn aangepast of data die is verouderd. Daarnaast zijn er een hoop nieuwe medewerkers bij ons komen werken. Dit zorgde ervoor dat de plannen behoorlijk verwaterd waren: de samenhang miste en ze sloten niet meer aan op de praktijk.”

Het was duidelijk dat het CBP’s tegen het licht moesten worden gehouden. Maar Marjolein wilde meer dan alleen de inhoud herzien. Het moest ook een bruikbaar en slagvaardig plan worden. “Je schrijft zo’n plan niet om een plan te schrijven. Het moet een hulpmiddel zijn voor onze organisatie. Daarom vonden wij het zo belangrijk dat het plan eigendom werd van de mensen die ermee moeten werken.”

Ze ging hiervoor eerst de organisatie in. “Om inzicht te krijgen waar de kennis zat, wie de betrokkenen waren en wat hun wensen en ideeën waren. Maar ook om een beeld te krijgen wat er nodig was om een plan te maken waarop wij de komende jaren verder konden bouwen. Dit maakte duidelijk dat wij externe kennis konden gebruiken om deze klus te klaren. En zo kwam Antea Group in beeld.”

Aan Antea Group de opdracht om het werkproces te begeleiden. “Onze uitdaging was om zoveel mogelijk input op te halen om het plan te vernieuwen”, vertelt projectmanager Remco Eikhout. “We hebben daarom workshops georganiseerd voor de werkgroepen die betrokken waren bij het plan. Van assetmanagers, technologen, gebiedsbeheerders tot beleidsmakers: in elke groep zaten collega’s uit alle delen van het waterschap en met verschillende rollen in de crisisorganisatie.”

De workshops waren nuttig. Remco: “Met al die expertises aan tafel krijg je verschillen van inzicht. Wanneer schaal je op bij extreme wateroverlast en wie is daarvoor bevoegd? Wat is belangrijker: de kwantiteit of kwaliteit van water? Wat zijn de restrisico’s van het uitvallen van een waterzuivering? Dit leidde soms tot pittige discussies. Dit zorgde er wel voor dat je samen keuzes maakt en voor betrokkenheid en samenhang zorgt.”

Naast de inhoud van de plannen werden er diverse scenario’s - zoals extreme wateroverlast of langdurige droogte - uitgewerkt. Remco: “Met al die bouwstenen konden wij versie voor versie verder bouwen aan een calamiteitenplan voor drie verschillende programma’s: watersystemen, waterketen en wegen. Dit gebeurde in nauw overleg met Marjolein en met de feedback van de betrokken werk- en informatiegroepen.”

Het resultaat? Marjolein: “We beschikken als waterschap over een plan dat weer uniform, actueel en compleet is. De grote winst is dat wij het samen hebben gedaan: het is écht ons plan geworden. Medewerkers herkennen zich in het plan en in hun rol binnen de crisisorganisatie. Dat is een compliment aan Antea Group: zij hebben de structuur aangebracht, de juiste input opgehaald én ervoor gezorgd dat we voor de deadline klaar waren.”

Het calamiteitenbestrijdingsplan heeft zich inmiddels bewezen. Marjolein: “We hebben het al bij meerdere incidenten ingezet: bij hoge waterstanden en een peiloverschrijding. Iedereen werkte conform het plan. Uiteraard leverde dit ook waardevolle inzichten op. De eerste PDCA-sessie staat daarom al gepland. “Collega’s zeggen dan: we hebben toch net een plan gemaakt? Klopt. Maar we willen het vanaf nu ook echt levend houden.”