Praktische tips voor meer circulariteit in aanbestedingen

Opdrachtgevers willen steeds vaker hun projecten in een duurzaam jasje gieten. Het is echter nog wel zoeken naar de juiste circulaire aspecten. Hoe vraag je dat uit? Ervaringen van onze deskundigen bij circulaire aanbestedingen van onder andere de gemeenten Delft, Woerden, Groningen, Haarlem, Almere en Lansingerland leverden een groot aantal concrete tips op.

Grote afstand tussen visie en wensen

Tussen de visie en wensen van beleidsmakers en de uitvoerbaarheid van circulaire maatregelen is een grote afstand te overbruggen. Vaak zijn beleidswensen onvoldoende vertaald naar het inkoopproces en het aanbestedingsbeleid. Belangrijk daarbij is met name het draagvlak binnen de gemeentelijke organisatie, dus tussen de projectleider, beleidsmaker, beheerder en inkoper. Vooral projectleiders hebben een essentiële rol in het concretiseren van de beleidsdoelstellingen die onder meer zijn vastgelegd in de omgevingsvisie of het omgevingsplan. Hoe concreter de wensen en verwachtingen zijn uitgewerkt, hoe effectiever hier op gestuurd kan worden.

Haalbare verwachtingen

Soms kun je als aanbesteder niet goed inschatten hoe je ambities zich verhouden tot wat je kunt vragen van de inschrijvers. Met een marktconsultatie kun je voorkomen dat de aanbesteding niet aansluit op wat de inschrijvers kunnen waarmaken of van hen buitenproportioneel veel inspanning vraagt. Als de vraag aan inschrijvers te groot of te complex is voor een reguliere aanbestedingsprocedure, kies dan voor een procedure waarbij een dialoog of onderhandeling mogelijk is. Of kies voor een bouwteam of andere tweefase-aanbesteding waarbij de uitwerking samen met de aannemer opgepakt wordt. Blijf in ieder geval in gesprek met de markt.

Zodra inschrijvers met weinig extra inspanning kunnen voldoen aan de circulaire eisen en gunningscriteria, is er veelal geen onderscheidend vermogen. De effectiviteit van de circulaire invulling zal daarmee gering zijn. Als de inschrijvers onrealistisch hoge ambities moeten invullen, is er echter ook geen onderscheidend vermogen. Die balans vraagt daarom om kennis van zowel circulariteit als de techniek.

Richt je op CO2

Het behalen van de grootste ‘circulaire’ meerwaarde kan beoordeeld worden op basis van zaken als de CO₂-uitstoot, een materialenpaspoort of een Milieu Kostenindicator (MKI-)berekening. In de infrasector wordt 67 procent van de CO₂-uitstoot toegerekend aan bouwmaterialen (transport en materieel 17 procent, activiteiten bouwplaats 16 procent). Het is vanwege efficiëntie vaak (nog) niet mogelijk om alle bouwmaterialen circulair te krijgen.

Wij richten ons mede daarom op de grondstoffen waar de meeste impact te realiseren is. Uit de MKI-berekeningen van verschillende projecten is gebleken dat het merendeel van de CO₂-uitstoot wordt veroorzaakt door een gering aantal materialen: staal, beton en asfalt. Bij een nieuwe wegverharding is het verder ook een goede optie om in de aanbesteding te vragen naar het minimaliseren van de CO₂-uitstoot van het vervoer en materieel.

Vaak wordt gedacht dat het binnen een RAW-bestek niet goed mogelijk is om invulling te geven aan circulaire maatregelen, maar er zijn zeker geschikte manieren. Bij een aanbesteding van de gemeente Delft (raamovereenkomst onderhoud bruggen en kades) werden inschrijvers uitgedaagd om zelf circulaire RAW-posten uit te werken, die vervolgens opgenomen worden als bestekspost.

Handreiking Aanpak Duurzaam GWW

Er zijn al veel verschillende werkwijzen gepubliceerd over het opnemen van circulaire doelen in aanbestedingen. Zoals het manifest DGWW.

Objectief beoordelen

In een aanbestedingsprocedure moeten inschrijvingen op dezelfde wijze beoordeeld worden en die beoordelingswijze moet vooraf bekend zijn. Hoe concreter en objectiever de methode, hoe beter. Een voorbeeld in een circulaire aanbesteding is het vooraf delen van een MKI-berekening van het gemaakte referentieontwerp. Vervolgens worden de inschrijvers uitgedaagd het ontwerp en de MKI-waarde verder te optimaliseren. Je kunt ook vragen naar een materialenpaspoort. Beoordeel daarbij de verhouding tussen de te hergebruiken materialen en de nieuwe materialen. Een andere optie is het belasten van CO₂ binnen het project.

Het is zaak om vooraf na te gaan welke randvoorwaarden gesteld worden aan circulaire oplossingen. Dit geeft tevens inzicht in aandachtspunten voor een objectieve beoordeling van gunningscriteria. De gevolgen van circulaire gunningscriteria ten opzichte van overige eisen, randvoorwaarden en wensen dienen ook helder te zijn. Een inschrijver kan immers een oplossing bedenken die voor de aanbesteder niet wenselijk is.

Zo hebben we bij de aanbesteding van een ontsluitingsweg gevraagd deze te realiseren met een zo laag mogelijke MKI-waarde. Dit leidde ertoe dat een inschrijver besloot om het bestaande EPS (‘piepschuim’) niet te vervangen door nieuw EPS, maar dit te laten zitten. De wegbeheerder had hierdoor extra zorgen over de levensduur van de weg.

Het kan voor inschrijvers soms lastig zijn om garanties af te geven op innovatieve producten. Kijk daarom kritisch naar de garanties die nodig zijn volgens de beheerder en die haalbaar zijn voor de inschrijver. De gemeente Lansingerland heeft bijvoorbeeld in een bestek biobased elementenverharding voorgeschreven, waarvoor nog geen productcertificaten met de levensduur beschikbaar waren. Wij wisten echter dat die certificaten wel bijna beschikbaar waren en de gemeente heeft toen in het bestek de eisen aan het productcertificaat aangepast en het risico netjes verdeeld.

Hergebruikte materialen

Een goede afstemming met beheerders is van belang om te bepalen aan welke eisen hergebruikte materialen moeten voldoen. Voor hergebruikte materialen of nieuwe circulaire materialen zijn meestal geen productcertificaten beschikbaar. Vanwege de aantoonbaarheid kan dit bij oplevering discussies opleveren, die met een Technology Readiness Level per object kunnen worden voorkomen.