Veiligheids- & Gezondheidsdossier voor 300 gebouwen Rijksvastgoedbedrijf

“Het waarborgen van de veiligheid van onze assets is een grote verantwoordelijkheid”, vertelt Olaf van Ralen, die als adviseur namens het RVB bij dit project betrokken is. “Als eigenaar en beheerder is het belangrijk dat we onze gebouwen, maar vooral ook de veiligheids- en gezondheidsrisico’s ervan goed kennen. Tot enkele jaren geleden was die kennis er helaas onvoldoende. Daarom wilden we op dit vlak graag verbeteren door hierin orde op zaken te stellen.” 

Enige haast was hierbij geboden, herinnert Olaf zich. “De Nederlandse Arbeidsinspectie vroeg ons om hiermee snel van start te gaan. We begonnen met een simpel Word-document waarin we onszelf de vraag stelden: wat willen we weten en wat moeten we weten over onze gebouwen? Je begrijpt dat de grote hoeveelheid vastgoed die we beheren – van kantoren en musea tot gevangenissen en paleizen – ervoor zorgde dat dit een veelomvattende opgave werd.” 

Uiteindelijk volgde begin 2020 een uitvraag, waarbij Antea Group zo’n 300 Rijksoverheid-gebouwen in de regio’s Oost en Zuid kreeg toegewezen. Voor al deze gebouwen moest een V&G-dossier worden opgesteld, dat als startpunt zou dienen voor de organisaties die het beheer en het onderhoud van de objecten voor hun rekening nemen. “Nadat Antea Group tijdens de aftrap in 2020 haar plannen aan ons presenteerde, maakten we kennis met elkaar en gingen we het jaar daarop echt van start”, blikt Olaf terug. 

De samenwerking tussen het RVB en Antea Group verliep al vanaf het begin soepel, herinnert Olaf zich. “We hebben het opstellen van alle V&G-dossiers uitgesmeerd over meerdere jaren. Ieder jaar hebben we een kwart van de volledige scope aan Antea Group verstrekt. Terwijl zij bezig waren met de objecten van dat jaar, brachten wij alvast in kaart welke objecten we het jaar daarop konden verstrekken, zodat we de snelheid er samen goed in konden houden. Die samenwerking verliep gesmeerd.” 

Olaf kijkt zeer tevreden terug op de manier waarop Antea Group haar taak heeft uitgevoerd. “Soms kwam het voor dat wij een object eerder wilden opnemen dan in eerste instantie de bedoeling was. Dan is het heel prettig dat de opdrachtnemer – Antea Group in dit geval – over de flexibiliteit beschikt om daarin mee te gaan. Wat me positief opviel, is hoe kort de lijnen zijn: we kunnen elkaar makkelijk bereiken, waardoor we snel kunnen schakelen als de situatie erom vraagt. We kunnen gerust stellen dat Antea Group zich ruimschoots heeft bewezen als het gaat om criteria als snelheid, doorlooptijd en kwaliteit.” 

Die kwaliteit was een belangrijk speerpunt tijdens het project, vervolgt Olaf. “We stuurden tijdens het project op twee KPI’s: werken conform de planning en het opleveren van kwalitatief goede V&G-dossiers. In het plan van aanpak liet Antea Group al zien dat ze achter onze KPI’s staan en dat hebben ze ook in de praktijk waargemaakt. Samen hebben we ervoor gezorgd dat de risico’s goed zijn opgenomen en dat de informatie volledig en juist in de dossiers staat.” 

Ook over de doordachte aanpak van Antea Group is Olaf erg positief. “Door een planner in het project te betrekken die de bezoekafspraken inplande en de processen borgde, had de veiligheidskundige de handen vrij om zich volledig op zijn eigen taak te kunnen focussen. Dat heeft Antea Group heel goed georganiseerd. Bovendien heeft deze aanpak ervoor gezorgd dat we de hoeveelheid gebouwen die we jaarlijks wilden opnemen ook daadwerkelijk hebben gehaald. We zijn nu aan het inventariseren voor welke Rijksoverheid-gebouwen we ook een V&G-dossier willen laten opstellen. Bovendien gaat er eind dit jaar een aanbesteding van start voor vastgoed van Defensie.” 

Veel waardering heeft Olaf voor de manier waarop Antea Group zich actief heeft ingezet om kwalitatief het maximale uit de dossiers te halen. “Ieder jaar hebben we samen met TAUW – onze andere contractpartner – aan tafel gezeten om de lessons learned gezamenlijk te bespreken. Ook onderling evalueerden we met enige regelmaat of we voldeden aan het contractbeheersplan. Wat me daarnaast erg aanspreekt, is dat Antea Group een stap extra heeft gezet om de kwaliteit van de dossiers steeds te verbeteren. Een mooi voorbeeld daarvan is dat Antea Group een relevant onderwerp als omgevingsveiligheid – wat met name bij binnenstedelijke objecten van belang is – ook in de dossiers heeft meegenomen.” 

Hoewel het thema veiligheid in de dossiers vanuit verschillende invalshoeken is belicht, is er op een ander gebied nog ruimte voor verbreding. “We zijn nog niet helemaal klaar”, knipoogt Jordy Mintjes, die namens Antea Group een belangrijke rol heeft gespeeld in het opstellen van de V&G-dossiers. “We willen graag samen onderzoeken of gezondheid een meer nadrukkelijke basis kan krijgen in deze dossiers. Daarom hebben we onze gezondheidskundige er ook bij betrokken, zodat we kunnen kijken of we in de V&G-dossiers meer aandacht kunnen besteden aan relevante gezondheidsaspecten.” 

Dat het RIjksvastgoedbedrijf één van de eerste grote organisaties zou zijn met V&G-dossiers, had Olaf niet verwacht. “We waren verrast dat er naar aanleiding van de aanbesteding diverse andere organisaties bij ons aanklopten die ook graag met V&G-dossiers aan de slag wilden. Het is natuurlijk een goede zaak dat er zoveel bewustzijn is over het belang van veilig assetbeheer. Om deze organisaties te helpen hebben we besloten om onze veiligheidsdocumenten beschikbaar te stellen en de aanpak en het aanbestedingsproces te delen. Als we daarmee onze bijdrage kunnen bijdragen aan veilig en kwalitatief assetmanagement, doen we dat graag.” 

Ook Jordy kijkt positief terug op een fijne samenwerking, die voor veel betrokken collega’s bovendien een unieke ervaring is geweest. “Vanuit Antea Group zijn er veel junioren geweest die vanuit verschillende rollen hebben meegewerkt aan de V&G-dossiers. Ook voor hen is dit een prachtige casus geweest. Hoe mooi is het dat je op zulke mooie en vaak bijzondere locaties een kijkje achter de schermen krijgt en tegelijk zoveel praktijkervaring kunt opdoen? Met de vele ervaring die we in dit project hebben opgedaan, kunnen we ook andere organisaties die met V&G-dossiers aan de slag willen uitstekend van dienst zijn.”