Volwassenheidsmodel en Benchmark geven gemeenten grip op Geo

Alle grote opgaven en transities in de fysieke leefomgeving hebben een geografische component: van woningbouw tot wegenonderhoud, van vergroening tot energietransitie enzovoorts. De daarbij horende geografische informatiestroom dijt voortdurend uit, met nieuwe data uit sensoren en inspecties, met nieuwe standaarden en registraties. Hoe blijf je dan ‘in control’ en hoe hou je grip op al die geo-data, zeker als kleine of middelgrote gemeente?

“Heel herkenbaar”, zo geeft Harold Soffner aan. Soffner is teamcoach Realisatie en Beheer in Bernheze. “Bij ons waren de geo-taken versnipperd over de organisatie. Overal deden we wel wat. Bij mij in het team Realisatie & Beheer (R&B) beheren we geo-data voor de kernregistraties en voor het beheer van de assets. Ook bij Vergunningen en Handhaving (VTH-V) en Informatievoorziening (IV) waren geo-taken belegd. Als kleine gemeente heb je weliswaar korte lijnen, toch wilden we meer overzicht en vooral: bundeling van kennis. Want ook in een kleinere organisatie zoals de onze hebben we echt wel ambities,” aldus Soffner. “We wilden een volgende stap zetten in het aanbieden én gebruiken van onze geodata. We willen integraal werken, want versnippering leidt alleen maar tot verlies van efficiency.”

“Waar liggen de ambities en welke informatiebehoeften leven er in jouw organisatie? Je kunt niet overal tegelijk aan werken. Zeker in een kleine organisatie moet je keuzes maken waar je op inzet,” vult Richard Hendriks aan, projectmanager Digitale Ruimte bij Antea Group. “Met het volwassenheidsmodel Geo kijken we waar je staat en wat je volgende stappen kunnen zijn. De ene gemeente zet vol in op GIStaken en het produceren van kaartmateriaal. Anderen zijn bezig met een portal om deze kaarten en data digitaal te ontsluiten. Of met dashboards, om ook niet-specialisten heel eenvoudig inzicht te geven in de schat aan data die beschikbaar is. Sommige gemeenten zijn al verder met digital twins, 3D en gebruiken avanced analytics, of AI om te voorspellen. Dat ligt ook aan de competenties van je mensen en de omvang van het team. Alhoewel je natuurlijk ook sommige taken heel goed door inhuren, uitbesteden, of door samenwerking kunt oppakken. Je hoeft echt niet alles in huis te hebben.”

Het volwassenheidsmodel Geo van Antea Group hield de gemeente een mooie spiegel voor, zo beaamt Harold. Door een aantal vragen te beantwoorden en in een workshop van een halve dag kreeg de gemeente inzicht in waar ze staan en de logische vervolgstappen in de ontwikkeling en professionalisering van Geo-taken. De bundeling van krachten leidde tot een groei in producten, betere verankering in werkprocessen én kwaliteitsborging in dienstverlening. “Door alle taken uit het Geo-informatiedomein op één plek te concentreren hebben we stappen gezet in onze ontwikkeling. Het geeft ons de ruimte om te werken we aan een meer integrale aanpak. Maar dat niet alleen, we bieden Geo nu ook een ‘thuis’, met collega’s die oprechte interesse hebben in jouw werk, waar je mee kunt sparren en die kunnen bijspringen, of elkaar ook onderling kunnen vervangen. En ook niet onbelangrijk, we zetten Geo hiermee ook ‘op de kaart’, ons subteam Geo heeft een herkenbare plek in de organisatiestructuur.”

Richard: “Een mooi voorbeeld hoe dat praktisch uitgewerkt is vind ik de borging van de BRO; de Basisregistratie Ondergrond. De gemeente neemt deze basisregistratie serieus. Wij hebben Bernheze geholpen om de processen te beschrijven voor een soepele implementatie van de BRO. Dat begint met een goed fundament voor inbedding in de organisatie.” Harold beaamt dat: “Onze directie heeft besloten om de BRO-taken in te verankeren in de gemeentelijke processen. Antea Group heeft vervolgens alle processen beschreven en de rollen en proceseigenaar vastgelegd. Vanuit verschillende aanleidingen, bijvoorbeeld ruimtelijke ontwikkelingen, woningbouw en dergelijke zorgen de projectleiders er nu voor dat de juiste informatie over milieukundige onderzoeken, grondwater of sonderingen verzameld worden. We hebben ze van een duidelijk invulinstructie voorzien. Zo borgen we dat de uitvoerende partijen de juiste informatie op het juiste moment en in het gewenste format aanleveren.”

Vanuit het Geo-team wordt intensief samengewerkt met andere teams. De specialisten, GIS-adviseurs en gegevensbeheerders gaan actief op zoek naar mogelijkheden om Geo-informatie van toegevoegde waarde te laten zijn bij projecten of in de verschillende product- en dienstenketens. Daarin is wel wat veranderd. Waar de Geo-medewerkers eerst vooral kant-en-klare producten aanleveren wordt nu meer ingezet op het breed beschikbaar maken van Geoinformatie. Bijvoorbeeld via een web-viewer. “Hiermee ontsluiten we ons kaartmateriaal heel eenvoudig voor alle collega’s binnen de gemeente, of voor andere stakeholders” vervolgt Harold. Dat maakt het gebiedsgericht werken gemakkelijker. Eén van de speerpunten van de gemeente, want hoe kleiner de schaal, hoe zichtbaarder het resultaat. Zo zet de gemeente een volgende stap in het volwassenheidsmodel Geo.

En voor de BRO? “De BRO is voor ons een voorbeeld van het breed inzetten op Geo-data. Voor de BRO ligt de focus enerzijds op het volharden op wat we ingezet hebben. Bestendigen dus.” De rol van de BRO-coördinator is daarbij belangrijk benadrukt Harold. “Anderzijds willen we ook aan de slag met de volgende tranche: milieu hygiënische onderzoeken, afstemming met omgevingsdiensten en de ondergrond. We willen professioneel werken en compliant zijn met wet- en regelgeving.”

Bernheze beaamt dus de kracht van concentratie en bundeling van kennis van Geo-taken. Zeker in een tijd waar het lastig is om voldoende gekwalificeerde mensen te vinden. Want hoeveel capaciteit of fte heb ik eigenlijk nodig? Welke stappen moet ik zetten? En welk takenpakket pas bij? “Dat zijn vragen die spelen, vooral bij middelgrote en wat kleinere gemeenten,” vult Richard aan. “Daarom zijn we gestart met een benchmark voor Geo-taken. Gemeenten willen weten waar ze staan in hun ontwikkeling, hoe anderen dat doen. Welke formatie ze nodig hebben en welke volgende stap ze kunnen zetten in het volwassenheidsmodel. Wil je meer weten over die benchmark? Kijk dan op tinyurl.com/benchmark-geo. Iedereen kan de vragenlijst invullen en als je wilt kun je een rapportage voor jouw organisatie ontvangen. Dat geeft inzicht waar je staat met jouw Geo-ambities en organisatie.

‘Klein genoeg voor overzicht, groot genoeg voor uitdaging’ typeert de gemeente Bernheze; een groene landelijke gemeente in Noord-Brabant. In de vijf kernen - Heesch, Heeswijk-Dinther, Loosbroek, Nistelrode en Vorstenbosch – wonen zo’n 32.000 inwoners op een oppervlak van 90 vierkante kilometer. Van de ongeveer 200 medewerkers werken er 41 in het team Realisatie en Beheer, inclusief de buitendienst en accommodatiebeheer. Het subteam basiskernregistraties en Geo bestaat uit 4 fte.